Vous souhaitez faire le grand saut et vous lancer dans l’entreprenariat mais vous craignez de devoir gérer votre temps et votre organisation seul ? Vous travaillez peut-être même déjà à votre compte et vous cherchez à améliorer votre routine et à la rendre plus productive ? Bingo ! Ces 5 outils peuvent vous permettre de rester organisé, d’augmenter votre productivité et d’alléger considérablement votre charge mentale. Prêt à upgrader votre processus de gestion de projet ? C’est parti !
Gérez vos projets de A à Z avec le super Trello
Les bases de Trello
L’outil Trello vous permet de créer et de personnaliser un ou plusieurs tableaux de bord. Ces tableaux peuvent contenir des listes et ces dernières peuvent contenir des cartes. Vous pouvez ajouter, modifier et déplacer tous ces éléments à volonté afin de gérer vos projets très facilement.
Vous pouvez, par exemple, créer un tableau nommé “Nom de votre client”. Ajoutez ensuite les listes suivantes à votre tableau :
- À faire
- Fait
- Envoyé au client
- À modifier
- Validé par le client
Lorsque ces listes seront créées, vous n’aurez plus qu’à ajouter des cartes à l’intérieur. Si vous utilisez cette méthode d’organisation, partez du principe qu’une carte est égale à une tâche. Vous êtes graphiste et votre client vous a commandé un modèle d’affiche et deux modèles de flyers ? Créez une carte “Affiche” et une seconde carte “flyers” dans la liste “À faire”. Vous avez peur de vous mélanger les pinceaux ? Cliquez sur une carte pour ajouter des commentaires ! Si nous reprenons notre exemple précédent, il peut être judicieux de préciser en commentaires quel événement l’affiche doit illustrer ainsi que le contenu qui doit apparaître dans le flyers.
Pour aller plus loin
Vous devez respecter une deadline ? Aucun souci, vous pouvez attribuer une date de fin à chacune de vos cartes. Vous avez également la possibilité d’appliquer des étiquettes de couleur et plus encore aux tâches que vous saisissez dans vos listes. Lorsqu’une tâche est terminée et en respectant toujours la logique de notre exemple, glissez-la dans la liste “Fait” à l’aide d’un cliqué-glissé et ainsi de suite pour chaque étape (envoyé au client, validé par le client, etc.)
Bien évidemment, vous pouvez organiser vos tableaux de bien des manières et la meilleure organisation sera celle qui vous correspond ! N’hésitez donc pas à essayer diverses méthodes et à adapter vos tableaux en fonction des caractéristiques de votre activité :
- Avez-vous beaucoup de clients ?
- Combien de projets gérez-vous simultanément ?
- Vos tableaux vont-ils être consultés par d’autres personnes ?
- Votre activité professionnelle peut-elle être divisée en plusieurs sous-activités ?
Trello est un excellent outil qui vous permet de prioriser vos tâches tout en gardant une vision globale sur le déroulé d’un projet. Il peut également être utilisé comme un outil de travail collaboratif si vous décidez de partager vos tableaux avec vos collègues, partenaires ou avec certains de vos clients.
Restez organisés et créatifs en toutes circonstances à l’aide de votre bullet journal
Si vous êtes accro aux tendances, le terme “bullet journal” doit vous paraître plutôt familier ! Les professionnels de l’organisation, les entrepreneurs aguerris et de nombreux blogueurs recommandent ce super concept conçu par Ryder Caroll il y a déjà quelques années.
C’est quoi, un bullet journal ?
Vous ne voyez pas de quoi il s’agit ? Un bullet journal (ou bujo), c’est un agenda 100 % personnalisé que vous créez à partir de pages blanches. Bonne nouvelle, pour utiliser cette méthode, vous n’aurez besoin que d’un calepin aux feuilles vierges et d’un crayon, plutôt économique donc. Certains préfèrent utiliser de beaux carnets avec des pages qui contiennent déjà des lignes ou des pointillés (des indicateurs qui facilitent ensuite le processus de construction du bullet journal, puisqu’ils permettent de tracer des lignes droites et propres pour construire vos plannings).
L’objectif du bullet journal est de regrouper toutes les informations que vous avez l’habitude d’éparpiller sur différents supports au quotidien :
- rendez-vous et événements importants du jour, de la semaine, du mois et de l’année
- prises de notes
- plannings et to do list
- listes de courses ou wishlist
- etc.
Comment démarrer un bullet journal ?
Pour commencer votre bullet journal, vous devez numéroter les pages (si cela n’est pas déjà fait). Prévoyez une page index sur laquelle vous rédigerez votre sommaire afin de pouvoir retrouver vos différentes sections au fur et à mesure que vous remplirez votre bujo.
L’organisation d’un bullet journal repose avant tout sur l’utilisation de sigles, utilisez donc également une page pour indiquer les vôtres avec, par exemple :
- une case vide pour une tâche à faire
- une case cochée pour une tâche complétée
- un cercle vide pour un rendez-vous ou un événement
- un cercle coché pour un événement auquel vous avez participé
- une flèche pour une tâche ou un événement repoussé
- un astérisque pour signaler l’importance d’un élément
- etc.
Vous pouvez personnaliser vos sigles à l’infini selon vos besoins. Certains en utilisent 3 ou 4 et d’autres 15. Une fois vos sigles sélectionnés et indiqués, vous pouvez commencer à créer votre premier planning (journalier, mensuel, annuel, c’est vous qui choisissez). Ajoutez vos tâches et événements en reportant les sigles dédiés dans votre planning et laissez la magie opérer ! Utiliser les 3 plannings simultanément (annuel, mensuel et journalier) peut vous aider à rester organisé en toutes circonstances et à être plus productif. Vous anticipez d’avantage et vous cochez des tâches terminées plus souvent (et ça, c’est bon pour le moral).
Évidemment, un bullet journal ne sert pas qu’au travail ! Créez librement les pages qui vous seront utiles au quotidien :
- Films à voir
- Courses à faire
- Coordonnées des clients
- Notes pendant un rendez-vous
- Idées de génie
- Etc.
N’oubliez pas de reporter chaque nouvelle page dans votre index afin de ne pas perdre le fil ! Vous pouvez également décorer les pages de votre journal afin qu’il vous ressemble. Vous souhaitez en savoir plus sur la création d’un bullet journal ? Je vous invite vivement à parcourir l’article très complet de Soho Hana qui vous aidera à créer le vôtre, pas à pas.
Planifiez vos rendez-vous et vos réunions via l’application web Calendly
Si votre problème majeur réside dans le fait que vous courez sans cesse à des rendez-vous, peut-être devriez vous vous pencher sur le cas Calendly ! L’application web dispose d’une version premium et d’une version pro, mais elle offre déjà de nombreuses possibilités sous sa forme gratuite :
- 1 calendrier personnalisé
- Planification illimitée de vos événements
- Lien personnalisé
- Notifications automatisées
- Intégration possible sur votre site internet
Le gros plus de Calendly ? Il vous permet de mutualiser toutes les informations que vous avez dispersé dans vos différents calendriers (Google Calendar, Outlook, iCloud ou encore Office 365). Vous avez tendance à vous éparpiller ? Pas de panique, Calendly sera là pour vous éviter de louper une réunion importante !
L’application propose également une fonction d’invitation à un événement afin que vous puissiez, par exemple, proposer certains créneaux à un client (ou plusieurs) que vous devez rencontrer. Il pourra alors accepter l’invitation et choisir le créneau qui lui convient en quelques secondes. En utilisant cette fonctionnalité à bon escient, vous n’aurez plus besoin d’échanger plusieurs mails avec votre client pour fixer une date et un horaire.
Si vous travaillez avec des collaborateurs, vous pouvez vous intéresser aux fonctionnalités collectives :
- un invité peut planifier un horaire avec plusieurs membres de votre équipe
- plusieurs invités peuvent être ajoutés au même événement
- un utilisateur peut assigner des événements aux membres de son équipe
Pour connaître toutes les possibilités offertes par cet outil, n’hésitez pas à aller jeter un oeil sur le site officiel.
Listez et cochez simplement vos tâches du jour sur Todoist
Vous ne connaissez que trop bien les troubles de la concentration et les mauvaises surprises déclenchées par la procrastination ? Dans ce cas, je ne peux que vous conseiller d’utiliser Todoist pour booster votre motivation et votre productivité.
Todoist fonctionne avec un système classique de to do list en ligne, mais ses fonctionnalités simples et ergonomiques peuvent vous permettre d’organiser facilement votre travail au quotidien. Mon conseil : listez toutes les tâches que vous souhaitez accomplir dans la journée (le soir pour le lendemain ou le matin pour la journée). Plus vous serez précis, plus vous saisirez des micro-tâches et plus vous serez productifs.
En vous contentant de lister des tâches importantes et conséquentes, vous aurez du mal à trouver la motivation de les commencer ou pire…de les achever, puisqu’elles vous paraîtront insurmontables, chronophages et très contraignantes. Si vous remplissez votre liste avec des micro-tâches, vous aurez l’impression de travailler beaucoup plus vite et plus efficacement lorsque vous ferez le point sur le nombre de tâches cochées à la fin de la journée et ce peu importe votre vitesse de croisière.
Besoin d’un exemple ? Si vous êtes rédacteur web et que vous avez pour habitude de noter dans votre agenda “article pour Mme Dupont”. Préférez la formule suivante :
- Proposer des sujets d’article à Mme Dupont
- Veille pour l’article Mme Dupont
- Rédiger article pour Mme Dupont
- Envoyer article à Mme Dupont pour validation
Avouez, la différence est plutôt conséquente ! Si vous suivez cette méthode, votre cerveau et son système de récompense vous remercieront.
Evidemment, Todoist est utilisable sur tous vos appareils (ordinateur, mobile et tablette) et vous permet de personnaliser vos listes et plus généralement votre utilisation de l’application avec des :
- dates d’échéance
- favoris
- sections
- priorités
- statistiques sur votre productivité
- etc.
Centralisez vos productions grâce aux outils Google pour rester organisé
On ne les présente plus, les différents outils proposés par Google (G suite) sont déjà entrés dans le quotidien de nombreux actifs (salariés, freelances, entrepreneurs, étudiants, etc.). Vous ne les connaissez pas encore ? Voici ceux que je vous conseille pour optimiser et dynamiser votre routine d’entrepreneur :
- Google Drive
- Google Agenda
- Gmail
Ces 3 outils peuvent, si vous ne souhaitez pas vous éparpiller, vous permettre de centraliser tous vos travaux et toutes vos communications. Par exemple, si vous recevez un mail pour fixer une rencontre sur Gmail, vous pourrez vous tourner vers Google Agenda pour fixer une plage horaire et inviter votre contact à participer à l’événement. D’ailleurs, votre calendrier Google Agenda peut être intégré sur Calendly dont nous parlions plus haut.
Dans le même ordre d’idée, vous pouvez vous servir de Google Drive comme d’un Cloud afin de garder tous vos documents sous la main (fichiers texte, tableurs, plannings, diaporamas, etc.) adieu les clés usb ! Tous les documents que vous déposez sur le drive peuvent être partagés à vos collaborateurs ou à vos clients. Si vous le souhaitez, vous pouvez même autoriser d’autres personnes à modifier les documents partagés en direct (Google drive permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur le même document).
Google drive est utilisé par un très grand nombre d’entrepreneurs pour sa capacité de stockage gratuite (15 Go) qui peut être amplifiée et pour sa simplicité d’utilisation. De plus, la notoriété des outils Google vous permet de les utiliser rapidement et facilement avec vos clients, puisqu’ils savent déjà s’en servir.
Alors, quels outils allez-vous choisir pour organiser votre activités ? Utilisez-vous déjà certains d’entre-eux ? Je suis impatiente de lire vos retours en commentaires ! Et si vous souhaitez compléter votre nouvelle organisation par un boost de créativité, c’est par ici.
