La gestion de missions client n’est pas innée et en tant que freelance débutant, vous avez tout intérêt à vous renseigner sur le sujet avant de faire le grand saut ! Dans cet article, je vous partage toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer haut la main votre première mission client et développer naturellement votre activité par la suite. ✨
Échanger suffisamment en amont de la mission
Pour gérer une première mission client en tant que freelance… Encore faut-il la signer. 😁 Et je pense, personnellement, qu’il est aussi important de se renseigner en amont de la mission qu’après son lancement.
En posant les bonnes questions avant le début de la collaboration, vous serez en mesure d’établir un devis précis, qui répond aux besoins de votre prospect.
Je vous conseille, cependant, de ne pas vous arrêter là, et de poursuivre l’échange après la signature du devis ! Une fois la mission lancée, vous avez d’autant plus de raisons de creuser :
- cerner très précisément les besoins de votre client
- en anticiper d’autres
- répondre à ces besoins de la meilleure manière possible
- garantir la satisfaction client.
Vous pouvez, d’ailleurs, automatiser cette phase de « questionnement avancé » en établissant un questionnaire client générique que vous enverrez à chacun de vos clients après signature d’un devis.
Vous n’aurez, alors, qu’à personnaliser et adapter légèrement votre trame de questionnaire en fonction du projet. Pratique, non ? 🤓
En parallèle de l’envoi de ce questionnaire de lancement de projet… Prenez le temps de cadrer la collaboration : système de facturation, interlocuteurs, délais, etc. C’est le moment de prendre votre place de professionnel en posant les fondations et en détaillant le déroulement de la collaboration à votre client.
Planifier la mission client en détail
Lorsqu’un client s’engage auprès d’un freelance, il s’attend généralement à un retour concret et surtout, à un calendrier de collaboration ! À vous, donc, d’établir un planning prévisionnel plus ou moins précis, selon le type de projet sur lequel vous travaillez. 📆
Vous pouvez intégrer, dans ce planning : les différentes tâches à accomplir, les échanges à prévoir avec votre client, les délais prévus pour d’éventuels retours, etc.
Organiser et gérer la collaboration avec les bons outils
Plus votre collaboration sera organisée, plus elle sera sereine (pour les deux parties). Je vous recommande donc de vous appuyer sur des outils fiables pour organiser et gérer votre première mission client et toutes celles qui suivront !
De mon côté, j’utilise Freebe pour la gestion comptable (devis, facturation, gestion de la trésorerie, etc.) Et l’outil d’organisation Notion.so pour tout le reste !
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En fait, je crée un tableau de bord Notion pour chacun de mes clients. Ce tableau de bord contient notamment :
- les coordonnées du client
- un tableau qui regroupe les tâches et leur statut
- les ressources transmises par le client
- les documents administratifs et comptables liés à la collaboration
- des retranscriptions des différents échanges téléphoniques/visio
- le questionnaire client rempli plus tôt
- etc.
En bref, tout ce dont j’ai besoin pour suivre la mission et assurer une bonne relation client ! En stockant toutes ces informations au même endroit, vous allégez considérablement votre charge mentale et vous gagnez en efficacité. ✅
N’hésitez pas non plus à comparer les boîtes mail pour trouver celle qui vous correspond, car on ne va pas se mentir… Vous risquez de l’utiliser quotidiennement pour gérer votre première mission freelance et toutes les suivantes !
Même si la question ne se pose pas toujours lors d’une première mission client… Vous pouvez également prévoir certaines automatisations pour gagner du temps dans la gestion de vos futures collaborations. Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées :
- envoi de factures et de relances
- stockage de ressources
- envoi d’emails
- service client
- etc.
Rester disponible et à l’écoute
Une bonne relation client est indispensable au succès d’une collaboration… Et elle ne s’arrête pas à la signature du devis ! Veillez donc à transmettre un maximum d’informations à votre premier client, à le tenir informé de l’avancement de votre travail et à rester disponible pour :
- répondre à ses questions
- l’écouter activement
- répondre à ses besoins de façon cohérente
- etc.
Vous pouvez, pour ce faire, sélectionner le canal de communication de votre choix (emails, visioconférences, appels standards, messages instantanés, etc.). Le mot d’ordre ? Rester disponible. 💕
Clôturer la collaboration de la bonne manière
Votre première mission client touche à sa fin ? Attention à ne pas la clôturer sur une note négative ! Prévoyez, par exemple, un appel de clôture afin de transmettre les dernières informations à votre client, répondre à d’éventuelles questions et revenir sur le déroulement de la collaboration.
La fin d’une mission freelance est également une magnifique occasion de récolter des retours/avis, que vous pourrez ensuite mettre en avant sur votre site internet ou vos réseaux sociaux. ⭐
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En prenant soin de clôturer convenablement une mission et en échangeant une nouvelle fois avec votre client, vous pouvez aussi avoir l’occasion de transformer une prestation one-shot en prestation mensuelle… Ou d’accompagner votre client sur un nouveau projet !
