Système d'organisation d'une freelance

À quoi ressemble ma routine d’organisation en tant qu’auto-entrepreneure ?

Ça y est ! J’ai enfin trouvé THE organisation qui me correspond à 100%. À tel point que j’ai pu mettre en place une routine d’organisation spéciale auto-entrepreneure (ou un process, comme vous préférez) super calée et confortable pour organiser mon activité de freelance au quotidien. 😊 Et puisque je me rends bien compte de la sérénité que m’apporte cette organisation… Je ne pouvais pas ne pas la partager avec vous !

Quand et comment est-ce que j’organise chaque semaine

Haaa la grande question ! Faut-il organiser sa semaine chaque lundi… Ou faut-il le faire en fin de semaine ? Personnellement, je suis ma petite routine d’organisation d’entrepreneure et je prépare ma semaine le dimanche. J’ouvre la page Agenda de mon espace de travail Notion.so et je crée toutes les tâches de la semaine en les répartissant entre les différentes journées. Mes journées sont d’ailleurs séparées en deux demi-journées (matin et après-midi, évidemment 😁).

Du côté des tâches, j’utilise un code couleur pour les différencier :

  • les tâches liées à l’organisation d’Ours on web
  • les tâches clients
  • les calls/visioconférences
  • les rendez-vous et tâches perso

Lorsque j’ajoute une tâche calée à une heure précise ou avec une durée déterminée dans une journée, j’ajoute également l’heure/la plage horaire dédiée !

En organisant ma semaine le dimanche, je me couche l’esprit tranquille et surtout, je me lève super sereine le lundi matin… Puisque je sais très bien ce qui m’attend au fil de la semaine ! Si vous cumulez salariat et entrepreneuriat, je vous conseille aussi de suivre ce schéma. 😉

Comment est-ce que j’organise les données et tâches liées à mes clients

Vous l’aurez peut-être deviné, mais j’utilise également Notion.so pour organiser les tâches et données liées à mes client(e)s (tout comme ma création de contenus). Je peux accéder à chacun de mes clients depuis un tableau en vue galerie. Chaque client est représenté par une petite carte et en cliquant sur une carte, j’atterris sur une nouvelle page qui regroupe toutes les informations liées au client en question :

  • Nom, activité, statut de la collaboration
  • Moyens de contact
  • To-do list (toutes les tâches liées au client, sous forme de tableau)
  • Devis envoyés et devis validés
  • Factures envoyées et factures réglées
  • Identifiants (site internet, réseaux sociaux…)
  • Documents utiles
  • Notes

Toutes mes pages clients suivent cette même structure et cette organisation me permet vraiment de tout suivre au millimètre prêt et surtout… De ne rien oublier ! Bon… J’ai aussi apporté un soin tout particulier à la mise en page de cet espace. J’ai ajouté quelques images et gifs pour rendre le tout esthétique et chaleureux. 😏

Si tu veux également découvrir comment j’organise toute ma création de contenus avec Notion, c’est par là !

Un process tout simple côté compta d’auto-entreprise

Allez, la comptabilité… On en parle quand même ? 😁 Blague à part ! Je m’en faisais tout un monde avant de mettre réellement le nez de dedans. Alors qu’en fait (très franchement, hein) ça n’a rien de sorcier !

J’utilise Freebe.me pour organiser toute cette partie compta. Freebe.me me permet notamment de :

  • suivre les mouvements de trésorerie en reliant directement mon compte bancaire au système
  • enregistrer mes clients et leurs coordonnées
  • créer des devis
  • créer des factures
  • signifier les encaissements et les dépenses
  • suivre l’évolution de mon chiffre d’affaires
  • connaître les taxes liées à l’URSSAF et les prochaines échéances
  • etc.

Si vous voulez tester Freebe gratuitement pendant 2 mois, n’hésitez pas à utiliser mon lien de parrainage en cliquant ici. L’essayer, c’est l’adopter. 🤓 J’en suis la preuve, puisque je l’ai essayé gratuitement pendant 2 mois avant de faire évoluer mon abonnement !

Côté gestion financière pure et dure, j’utilise également un tableau excel, pour le moment… Puisque je compte le recréer prochainement directement dans mon espace Notion. J’utilise ce tableau pour fractionner mon chiffre d’affaires, mois après mois, afin de calculer :

  • le montant destiné aux taxes et impôts
  • les dépenses pro
  • la part à garder en trésorerie
  • les revenus nets

Si vous voulez échanger à propos de votre routine d’organisation d’entrepreneur(e), n’hésitez pas à le faire dans la section commentaires ou à m’envoyer un petit message. 😄

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